Nhà viết kịch George Bernard Shaw từng nói rằng “vấn đề lớn nhất trong giao tiếp là ảo tưởng rằng nó đã diễn ra”. Tuyên bố này áp dụng cho nhiều tình huống đời sống và kinh doanh nhưng đặc biệt đúng đối với các cơ sở công nghiệp đang được nâng cấp nhà máy.

Việc nâng cấp nhà máy là một nhu cầu cần thiết liên tục khi công nghệ tiếp tục phát triển và thiết bị hiện có không còn hoạt động theo yêu cầu nữa. Việc nâng cấp có thể kéo dài và đầy thử thách, đồng thời có thể khiến nhân viên lo lắng, những người không hiểu quy trình và đặt câu hỏi về việc nâng cấp sẽ tác động đến họ như thế nào.

Các nhà quản lý nhà máy có thể nghĩ rằng những nỗ lực truyền thông liên quan đến việc nâng cấp nhà máy là đủ khi trên thực tế, chúng có thể tạo ra nhiều câu hỏi hơn trong nhân viên. Việc phát triển và thực hiện các chiến lược truyền thông hiệu quả có thể giúp công nhân cập nhật thông tin về việc nâng cấp nhà máy, mục đích và tiến độ của nó, đồng thời giúp thu được sự hỗ trợ cần thiết để cải thiện quy trình và tăng năng suất.

Lập kế hoạch truyền thông chiến lược

Việc liên lạc liên tục là điều cần thiết khi nhà máy muốn truyền đạt thông tin chi tiết về việc nâng cấp, sự cần thiết và lợi ích của nó. Việc tạo và thực hiện kế hoạch truyền thông chiến lược có thể giúp người lao động, đội ngũ quản lý nhà máy và những người khác được cập nhật thông tin – và tham gia – khi thích hợp.

Kế hoạch truyền thông chiến lược có thể sẽ bao gồm những điều sau:

Nhắn tin – Ý tưởng lớn mà ban quản lý nhà máy muốn truyền đạt là gì? Có lẽ việc nâng cấp nhà máy sẽ khiến công ty trở nên cạnh tranh hơn (và giúp đảm bảo an ninh việc làm). Hoặc nó có thể làm cho nhà máy an toàn hơn. Hãy xem xét các bài học kinh nghiệm trong quá trình nâng cấp trước đó khi xác định thông điệp.

Đối tượng mục tiêu – Giao tiếp hiệu quả sẽ được định hình phù hợp với đối tượng tiếp nhận nó. Lập kế hoạch liên lạc thường xuyên với cả nhóm bên trong và bên ngoài, bao gồm chủ sở hữu/quản lý nhà máy, công ty thiết kế-xây dựng hoặc kỹ thuật, nhân viên, lãnh đạo bộ phận, nhà cung cấp thiết bị và nhà thầu phụ.

Mục tiêu – Xác định cách khán giả sẽ phản hồi lại thông điệp. Một số nỗ lực truyền thông cố gắng nâng cao nhận thức của đối tượng mục tiêu trong khi những nỗ lực khác lại tìm cách truyền cảm hứng để thay đổi suy nghĩ hoặc hành vi.

Các kênh liên lạc – Các kênh được sử dụng để liên lạc có thể bao gồm email, điện thoại, tin nhắn, thảo luận trực tiếp, các cuộc họp tại nhà máy hoặc bộ phận, trang web và mạng nội bộ của công ty, thư cá nhân, v.v. Chọn các phương tiện sẽ kết nối tốt nhất với đối tượng mục tiêu.

Dòng thời gian truyền thông – Dòng thời gian liên lạc phải trùng với lịch trình nâng cấp và cung cấp cho đối tượng mục tiêu những cập nhật thường xuyên. Giữ lịch trình linh hoạt và cập nhật khi cần thiết.

Phản hồi – Phản hồi là điều cần thiết trong suốt quá trình liên lạc cập nhật để đánh giá phản hồi của khán giả đối với thông điệp và xác nhận rằng không có sự hiểu lầm nào xảy ra.

Phê duyệt – Sau khi kế hoạch truyền thông chiến lược hoàn tất, hãy cung cấp kế hoạch đó cho lãnh đạo nhà máy để xem xét và phê duyệt. Mời phản hồi, đề xuất và viết lại kế hoạch nếu cần thiết cho đến khi mọi người đồng ý và hy vọng ủng hộ chiến lược truyền thông.

Xác định (những) Người phát ngôn

Có một người phát ngôn đáng tin cậy và đáng tin cậy là điều cần thiết cho độ tin cậy của thông điệp. Vai trò người phát ngôn có thể do Giám đốc điều hành đảm nhiệm nếu người đó có mặt tại chỗ hoặc người quản lý nhà máy.

Theo Trust Plant, gặp mặt trực tiếp là phương pháp được ưa chuộng khi các CEO và các nhà quản lý khác giao tiếp với nhân viên. Nhiều nhân viên cũng đánh giá cao việc giao tiếp trong nhóm nhỏ, tùy thuộc vào tầm quan trọng của chủ đề.

Tất cả người phát ngôn nên sử dụng ngôn ngữ riêng của họ và phản ánh giá trị của họ. Giao tiếp không nên có giọng điệu quá thống nhất vì thông điệp sẽ không được truyền tải chân thực và chân thực. Nhân viên ở mọi cấp độ tôn trọng tính xác thực và sẵn sàng đi theo những nhà lãnh đạo thực sự hơn là những con rối của công ty.

Người phát ngôn nên sử dụng ngôi thứ nhất khi thích hợp để làm cho lời nói có trọng lượng hơn. Ví dụ bao gồm “Tôi muốn bạn…” hoặc “Tôi muốn bạn biết…”

Mỗi người phát ngôn đều phải thành thạo trong việc khiến khán giả cảm thấy thoải mái. Ví dụ, Tổng thống Obama thường sử dụng thuật ngữ “dân chúng” hơn là “mọi người” để thu hút sự chú ý và tin tưởng của người nghe, đồng thời ông xen kẽ cụm từ “bạn biết đấy” vào các bài phát biểu của mình để thu hút khán giả. Có khả năng giúp nhân viên cảm thấy thoải mái cũng khuyến khích phản hồi.

Mặc dù các nhà quản lý nhà máy thảo luận cởi mở về việc cập nhật cơ sở đang diễn ra và mục đích của nó, nhưng câu hỏi chắc chắn vẫn đặt ra là những thay đổi đó sẽ ảnh hưởng đến tôi như thế nào? Khi nhân viên hỏi câu hỏi này, người giám sát trực tiếp của người lao động nên trả lời vì người đó có ảnh hưởng lớn nhất đến những gì nhân viên nghe được và cách họ phản ứng.

Huấn luyện nhân viên

Việc triển khai công nghệ mới hoặc vận hành thiết bị do nâng cấp nhà máy thường yêu cầu giao tiếp dưới hình thức chương trình đào tạo nhân viên. Các hợp đồng nâng cấp nhà máy thường quy định rằng phải thực hiện một lượng đào tạo nhất định cho công nhân/người vận hành trước khi sử dụng công nghệ và thiết bị mới.

Nhà cung cấp có thể cử kỹ sư hoặc người huấn luyện đến hiện trường để đào tạo. Tuy nhiên, việc đào tạo sẽ không hiệu quả nếu người đào tạo của nhà cung cấp không có chuyên môn để cung cấp hướng dẫn cần thiết.

Hầu hết các cập nhật của nhà máy bao gồm công nghệ và thiết bị mới mà hầu hết công nhân chưa từng thấy trước đây và không biết cách vận hành. Các nhà máy có thể muốn thuê các chuyên gia hoặc chuyên gia tư vấn đào tạo bên ngoài để cung cấp chương trình đào tạo cụ thể cần thiết vì chương trình đào tạo chung chung có sẵn có khả năng gây hiểu lầm, thậm chí sai hoặc lỗi thời.

Một giảng viên thành thạo, giàu kinh nghiệm sẽ đầu tư thời gian cần thiết để đảm bảo tất cả các sổ tay hướng dẫn, kế hoạch và tài liệu đào tạo nhân viên được cập nhật và chính xác cũng như tùy chỉnh theo cấu hình nhà máy. Giảng viên cũng sẽ đến thăm nhà máy, tiến hành phỏng vấn và thu thập tài liệu tham khảo để đảm bảo thông tin được cung cấp trong quá trình đào tạo là cập nhật và chính xác.

Hệ thống đường ống là một phần của bản cập nhật nhà máy

Trong nhiều năm, hệ thống đường ống kim loại là nguyên trạng cho hầu hết các ứng dụng công nghiệp. Tuy nhiên, đường ống kim loại bị ăn mòn và xuống cấp nhanh chóng khi có các hóa chất có tính ăn mòn cao được sử dụng cho các quy trình trong nhiều ngành công nghiệp.

Mặc dù ảnh hưởng và mức độ nghiêm trọng của sự ăn mòn hệ thống đường ống sẽ khác nhau tùy theo ứng dụng, nhưng sự ăn mòn có thể dẫn đến các vấn đề như giảm áp suất do thành mỏng và tốc độ dòng chảy chậm hơn, đòi hỏi nhiều hơn từ máy bơm. Chất lỏng được sử dụng trong quy trình có thể bị ô nhiễm khi các mảnh bị ăn mòn vỡ ra và trôi đi, đây là mối lo ngại đáng kể trong các ứng dụng đòi hỏi mức độ tinh khiết cao.

Các nhà thiết kế thường chỉ định Corzan CPVC® trong quá trình nâng cấp nhà máy vì công nghệ nhựa nhiệt dẻo được thiết kế đặc biệt để chịu được các hóa chất mạnh và những thách thức khác thường gặp đối với môi trường quy trình công nghiệp. Corzan CPVC cung cấp các ưu điểm về hiệu suất sau:

• Khả năng chống chịu vượt trội với các hóa chất mạnh nhất
• Bề mặt bên trong nhẵn để chống đóng cặn và bám bẩn
• Hiệu suất nhiệt độ và áp suất cao
• Độ bền cơ học và khả năng thủy lực tuyệt vời
• Khả năng chống chịu thời tiết và bức xạ tia cực tím
• Khả năng chống cháy, cháy và lan truyền ngọn lửa
• Chi phí lắp đặt và bảo trì thấp hơn

Hệ thống đường ống Corzan CPVC đã có hơn 60 năm thành công đã được chứng minh trong nhiều môi trường công nghiệp đầy thách thức trên toàn thế giới, giúp tăng năng suất và giảm chi phí vốn và vòng đời. Để tìm hiểu thêm về cách Corzan CPVC đáp ứng nhu cầu của nhà máy công nghiệp hoặc để được trợ giúp đào tạo nhân viên về đường ống, hãy liên hệ với Chuyên gia tư vấn hệ thống đường ống Corzan hoặc nhà sản xuất đối tác.

https://www.corzan.com/blog/effective-communication-strategies-for-ongoing-plant-upgrades